Jeder Veranstalter stellt sich die Frage, welche Möglichkeiten bestehen, um Veranstaltungen bekannt machen zu können. Ob Event, Messe, Ausstellung, Fachtagung, Sportevent, Kulturveranstaltung oder Konzert – mit einer clever geplanten Event Promotion wird das richtige Publikum erreicht und der gewünschte Erfolg der Veranstaltung erzielt: Volles Haus und begeisterte Teilnehmer.

Events und Veranstaltungen planen: Marketingkonzept entwickeln

Eine funktionierende Marketing-Strategie erhöht den Bekanntheitsgrad Ihrer Veranstaltung und stellt somit einen wesentlichen Teil der Veranstaltungsplanung dar. Vor allem trägt ein professionelles Marketingkonzept maßgeblich dazu bei, sämtliche Werbemaßnahmen optimal auf die Zielgruppe abzustimmen und das Werbebudget effizient einzusetzen. Möchten Sie erfolgreich die Werbetrommel rühren, muss es keinesfalls teure TV-Werbung sein. Mit dem richtigen Marketingkonzept und einer cleveren Strategie stehen Ihnen zahlreiche Maßnahmen für kostenlose Werbung und preiswerte Promotionaktionen zur Verfügung.

Lernen Sie Ihre Zielgruppe kennen

Definieren und analysieren Sie Ihre Zielgruppe. Je genauer Sie diese kennen, desto zielführender können Sie Werbe- und Kommunikationskanäle nutzen, um Ihre Veranstaltungen bekannt zu machen. Diese Fragestellungen sind für die Analyse der Zielgruppe relevant:

  • Planen Sie eine Messe für internationale Messebesucher?
  • Möchten Sie als Messeveranstalter Firmen aus der Region ansprechen?
  • Möchten Sie als Veranstalter eine Gala für anspruchsvolle Gäste ausrichten?
  • Organisieren Sie ein Musikfestival für eine bestimmte Altersgruppe?
  • Veranstalten Sie ein Konzert für Klassikliebhaber?
  • Richten Sie ein Musikkonzert für junges Publikum aus?
  • Handelt es sich um eine regionale Sportveranstaltung?

Nutzen Sie die Kommunikationskanäle Ihrer Zielgruppe

Wissen Sie, welche Medien von Ihrem Zielpublikum genutzt werden, sollten Sie genau dort Ihre Veranstaltungen bekannt machen. Der Vorteil: Statt in weit gestreute Marketingmaßnahmen zu investieren, richten Sie Ihr Marketingkonzept fokussiert auf die Kommunikationskanäle Ihres Publikums aus.

Nach wie vor gilt die Annahme, bei Werbemaßnahmen ist eine maximale Reichweite erstrebenswert. Doch durchdachtes Touchpoint-Management zielt darauf ab, gezielt interessierte Messegäste, Konzertbesucher, Veranstaltungsteilnehmer anzusprechen und einen hohen Return on Investment erzielen zu können.

Veranstaltung promoten: Effiziente Werbekanäle für Veranstalter

Zu Bekanntmachung von Events, Messen, Konzerten und weiteren Veranstaltungen stehen Ihnen zahlreiche Werbekanäle zur Verfügung. Einige davon möchten wir Ihnen nachfolgend näher vorstellen.

Kostenlos Veranstaltungen bekannt machen

Das Internet bietet Ihnen in jeder Hinsicht viele Möglichkeiten, auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. Insbesondere ein kostenloser Eintrag in einem Veranstaltungs-Kalender sollte frühzeitig stattfinden – sobald der Veranstaltungstermin und die Location für Event, Messe, Konzert oder Modenschau bekannt sind.

Mitunter verschicken Betreiber von Veranstaltungskalendern neue Veranstaltungshinweise an Newsletter-Abonnenten und streuen zusätzlich alle veröffentlichten Einträge im Netz über Facebook, Twitter & Co. Dieses Seeding verhilft zu mehr Reichweite und erlaubt Ihnen gleichzeitig, die publizierte Veranstaltung über Ihre eigenen Kanäle bekannt zu machen.

Social Media Kanäle: Veranstaltungen bekannt machen

Soziale Netzwerke sind ideale Plattformen, um kostenlos Veranstaltungen anzukündigen. Dies ist auf eigenen Kanälen beispielsweise bei YouTube, Instagram und Twitter möglich. Darüber hinaus können Sie im Rahmen einer Kampagne Anzeigen schalten, die zielgruppenorientiert ausgespielt werden. Nutzen Sie auch große Plattformen wie Facebook. Bei Facebook Ads stehen Ihnen zahlreiche attraktive Anzeigenformate zur Verfügung, wenn Sie Ihre Veranstaltungen bekannt machen wollen.

Veranstaltungen bekannt machen mit Banner-Werbung auf Internetseiten und in Online-Magazinen

Eine weitere Variante, Aufmerksamkeit auf Ihren Event zu lenken und die Veranstaltung zu bewerben bietet sich Ihnen, indem Sie Banner-Werbung auf Internetseiten und/oder in Online-Magazinen schalten. Idealerweise handelt es sich um eine reichweitenstarke Internetseite, die zu Ihrem Thema passt:

  • Sport
  • Mode
  • Unterhaltung
  • Musik
  • Messe / Ausstellung
  • Charity
  • Gala

In Frage kommen regionale sowie auch überregionale Portale, auf denen Sie im Rahmen der Event Promotion Werbebanner schalten können.

Klassische Werbung in den Medien

Möchten Sie einen Event promoten, sollten Sie unbedingt auch über klassische Werbung nachdenken. Radiowerbung, TV-Werbung und die Bekanntmachung Ihrer Veranstaltung in der Presse sind attraktive Werbekanäle. Fernsehwerbung ist jedoch sehr aufwändig und kostspielig, deshalb gehen wir darauf nicht explizit ein.

Mit Pressemitteilung Veranstaltungen bekannt machen

Die Presseerklärung ist beispielsweise für Unternehmen, Behörden, Organisationen und Vereine eines der wichtigsten Kommunikationsmittel, um über Nachrichten, Ereignisse und Veranstaltungen zu informieren. Selbstverständlich können auch Künstlermanager, Eventmanager und Konzertveranstalter dieses Instrument der Öffentlichkeitsarbeit ebenfalls nutzen, um wirksam eine Veranstaltung wie Messe, Konzert oder Gala zu promoten. Presseportale wie Nachrichten.com oder Fachzeitungen.de bieten oftmals kostenlos die Veröffentlichung von Pressemeldungen an.

Lokale und überregionale Journalisten haben Zugriff auf eingereichte PR-Meldungen, sodass diese auf die Informationen Ihrer Pressemitteilung zugreifen und mit einem Zeitungsartikel die Veranstaltung bekannt machen können. Wichtig ist jedoch, dass Sie beim Formulieren Ihrer Pressemitteilung übliche Standards einhalten.

Eine gute Pressemitteilung beginnt mit einer knackigen Überschrift. Der erste Absatz sollte die wichtigsten Fragen behandeln:

  • Um welche Veranstaltung handelt es sich?
  • Wann und wo findet der Event statt?
  • Welche Künstler treten auf?
  • Wie gestaltet sich das Programm des Events?
  • Wurde für die Veranstaltung ein bekannter Moderator gebucht?
  • Gibt es mehrere Konzerttermine?

Darunter stehende Absätze bieten Gelegenheit, weitere informative Punkte anzusprechen. Hier könnten beispielsweise diese Punkte erörtert werden:

  • Wann, wo und wie beginnt der Ticketvorverkauf?
  • Werden Tickets an der Abendkasse verkauft?

Beachten Sie aber: In der Kürze liegt die Würze. Formulieren Sie kurze, einfach lesbare Sätze und beschränken Sie sich auf das Wesentliche, um die Veranstaltung zu promoten. Unterhalb des Textes geben Sie Kontaktdaten, Ansprechpartner und – falls vorhanden – die Internetseite zur Veranstaltung bekannt. So können Journalisten sich bei Bedarf zusätzlich informieren und sich direkt mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Fragen rund um die Veranstaltung bestehen. Weitere Tipps, wie man eine gelungene Presseerklärung schreibt, finden Sie hier.

Lokale Presse & Lokalradio – den richtigen Ansprechpartner finden

Die Veröffentlichung einer Pressemitteilung ist eine eher passive Methode, um auf eine Veranstaltung hinzuweisen. Denn letztlich ist es ungewiss, ob Journalisten die Pressemeldung aufgreifen und einen Zeitungsartikel schreiben.

Deshalb sollten Sie unbedingt den Kontakt zur Lokalpresse und lokalen Radiosendern aufnehmen, um auf Ihre Veranstaltung hinzuweisen. Recherchieren Sie am Veranstaltungsort nach diesen regionalen Medien:

  • Wochenblatt
  • Lokalzeitung
  • Anzeigenblatt
  • Stadtmagazin
  • Radiosender
  • Regionales Fernsehen

E-Mails an das allgemeine elektronische Postfach landen häufig im Spamordner der Zeitung oder des Radiosenders, sodass die erhoffte Resonanz ausbleibt.

Es empfiehlt sich daher, stets den richtigen Ansprechpartner des jeweiligen Mediums in Erfahrung zubringen. Ein Anruf in der Redaktion und die Bitte, zum entsprechenden Ansprechpartner durchgestellt zu werden, bringt den besten Erfolg. In einem kurzen Telefonat lässt sich herausfinden, ob Interesse an weiterführenden Veranstaltungsinformationen besteht. Diese können im Anschluss an das Telefongespräch direkt an die E-Mail-Adresse des verantwortlichen Redakteurs weitergeleitet werden. Der persönliche Kontakt zum verantwortlichen Lokalredakteur oder Radiomoderator zahlt sich meist aus und sorgt dafür, dass die Ankündigung der Veranstaltung in der Zeitung erscheint oder im Radio promotet wird.

Veranstaltungen bekannt machen – viele Wege führen zum Erfolg

Es versteht sich von selbst, dass Sie möglichst viele Kanäle nutzen sollten, wenn Sie Veranstaltungen bekannt machen möchten. Selbstverständlich können Sie auf allen hier vorgestellten Wegen die Werbetrommel rühren – schließlich verwendet auch Ihre Zielgruppe ebenfalls mehrere Medien.

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