Ein Firmenjubiläum zu planen ist sicher eine anspruchsvolle Aufgabe, aber auch lohnende Herausforderung. Um diese spannende Aufgabe zu realisieren, haben Sie nachfolgende zwei Möglichkeiten:

1. Sie beauftragen eine professionelle und erfahrene Eventagentur, die gemeinsam mit Ihnen Ihre Wünsche umsetzt. Diese Agentur plant und organisiert für Sie nach Ihren Vorgaben das Firmenjubiläum. Dies ist eine sehr komfortable Variante, bei der Sie sich natürlich auch entsprechend einbringen und jeder Zeit Entscheidungen treffen können.

2. Sie entscheiden sich, das Firmenjubiläum selbst zu planen und organisieren. Damit Sie diese Herausforderung erfolgreich meistern, möchten wir Ihnen in unserem Beitrag unseren Ratgeber und hilfreiche Tipps zur Verfügung stellen.

Egal ob es sich bei dem Jubiläum um 1 Jahr, 5 Jahre oder 25 Jahre handelt. Es gibt viele Gründe ein Firmenjubiläum zu feiern. Mit unserem Leitfaden möchten wir Ihnen alle wichtigen Punkte aufzeigen, damit Sie das Firmenjubiläum Ihres Unternehmens perfekt planen und organisieren können.

Künstleragentur Böttger Management ihr kompetenter Partner für Firmenjubiläum

(c) Böttger Management

Wichtige Fragen bevor Sie Ihr Firmenjubiläum planen

Bevor es an die eigentliche Planung des Jubiläums geht, sollten aber zunächst die nachfolgenden Fragen stichpunktartig beantwortet werden:

  • Wer sind wir?
  • Was ist unsere Philosophie?
  • Was zeichnet unser Unternehmen aus?
  • Wie wollen wir feiern? (Klassische Gala, Sportevent, Musikalischer Konzertabend, Wettbewerb, Konzert, Sommerfest, etc.)
  • Wo wollen wir feiern? (Event-Location, Restaurant, im Unternehmen, Outdoor, etc.)

Mit einem Organisationsteam das Firmenjubiläum perfekt planen

Eine Firmenjubiläumsfeier zu organisieren und zu planen, ist eine äußerst abwechslungsreiche und kreative Aufgabe. Neben einer perfekten Organisation benötigen Sie ein Team, auf das sie sich verlassen können. Ihre Mitarbeiter helfen Ihnen dabei, das Firmenjubiläum gemeinsam zu planen und durchzuführen. Aus diesem Grund sollten Sie frühzeitig ein Organisationsteam zusammenstellen, das seine Ideen einbringt und Sie entsprechend unterstützt. Dies fördert die Mitarbeiterbindung und stärkt den Zusammenhalt im Team.

Ein Firmenjubiläum perfekt planen und organisieren

Die Checkliste

Wenn Sie gemeinsam mit einem Team das Firmenjubiläum planen und organisieren, ist es wichtig alle Aufgaben und Zuständigkeiten festzulegen. Hierfür hat sich eine Checkliste bewährt. In dieser sollten alle Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine und Fristen enthalten sein und jedem Teammitglied vorliegen. Berücksichtigen Sie bei der Organisation auch die betriebliche Urlaubsplanung, Schulferien sowie relevante Messetermine der Teammitglieder.

Erstellung Zeitplan

Ein Jubiläum kommt meistens nie plötzlich und unangemeldet!
Beginnen Sie rechtzeitig mit dem Planen des Firmenjubiläums. Dieser wichtige Grundsatz gilt sowohl bei einem 5-, 25- oder 50-jährigen Jubiläum Ihres Unternehmens.

Abhängig von der Größe der Personenzahl sollten Sie nachfolgende Faustregeln beachten:
Die Planung von Firmenjubiläen bis zu 100 Personen sollte sechs bis neun Monate im Voraus beginnen. Bei größeren Firmenjubiläen, als Beispiel sei hier ein 100-jähriges Jubiläum genannt, sollte der Zeitpunkt der Planung, je nach Größe der Veranstaltung und auf Grund des Budgetumfangs, der Planung von PR-Aktionen, etc. mindestens ein bis zwei Jahre im Voraus beginnen.

Das Budget festlegen

Um das Firmenjubiläum perfekt zu planen benötigen Sie natürlich zuerst ein entsprechendes Budgets. Hier sollten Sie im Vorfeld den Budgetrahmen festlegen. In den meisten Fällen muß das Budget mit der Geschäftsführung abgesprochchen und von ihr genehmigt werden. Kalkulieren Sie sicherheitshalber 15-20 % der Budgetsumme für unvorhergesehene Kosten ein. An dieser Stelle können Sie auch die Frage klären, ob die Gäste der Jubiläumsfeier ein Präsent z. B. Bildband, Broschüre, CD oder DVD erhalten sollen.
Wenn Sie das Firmenjubiläum rechtzeitig planen, können Sie bei dem einen oder anderen Vertragspartner evtl. mit günstigeren Konditionen als bei kurzfristigeren Aufträgen rechnen.

Unter bestimmten Aspekten ist das Firmenjubiläum für Ihre Mitarbeiter steuerfrei. Wir haben einmal nachgefragt und folgende Antwort erhalten:

Ein Firmenjubiläum findet im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers statt und kann damit unter bestimmten Voraussetzungen lohnsteuerfrei sein. Voraussetzung hierfür ist, dass die Aufwendungen pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR betragen. Wird diese Höchstgrenze überschritten, muss der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag als Arbeitslohn erfassen. Die Lohnsteuer kann individuell ermittelt werden.

Weiterhin ist es erforderlich, dass

  • alle Betriebsangehörigen einschließlich der Mini-Jobber eingeladen sind.
  • mit dieser Veranstaltung der Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und somit das Betriebsklima gefördert werden soll.
  • nicht mehr als 2 Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden.

Quelle: Haug & Höfer Rechtsanwälte & Steuerberater

Den richtigen Zeitpunkt festlegen

Der Erfolg Ihres Firmenjubiläums ist auch vom richtigen Zeitpunkt abhängig. Aus diesem Grund empfiehlt es sich bei der Planung zuerst einen Blick in den Kalender zu werfen. Berücksichtigen Sie hier die Ferienzeiten. Auch in den Sommermonaten sowie an den Pfingsttagen sind viele Gäste auf Reisen.
Auch sollten Sie, wenn möglich versuchen, das Firmenjubiläum nicht auf die Werktage Montag bis Donnerstag zu planen. Da die Mehrzahl der Kunden selbst tätig ist, ist die Motivation nach einem anstrengenden Arbeitstag am Abend kaum noch vorhanden.

Wir empfehlen das Firmenjubiläum an einem Freitag oder Samstag zu planen. Ihre Gäste sind dann deutlich entspannter und motivierter.

Für den Veranstaltungsbeginn empfehlen sich nachfolgende Uhrzeiten:
Bei Tagesveranstaltungen sollte der Beginn zwischen 11 und 12 Uhr liegen. Ihre helfenden Mitarbeiter und Gäste werden es Ihnen danken.
Der Beginn von Abendveranstaltungen liegt erfahrungsgemäß meist zwischen 18 und 19 Uhr. Rechnen Sie mit mindestens einer Stunde, bis die letzten Gäste bei Ihnen eintreffen und von Ihnen begrüßt werden können.

Die Gästeliste

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Erstellung der Gästeliste bei der Organisation des Firmenjubiläums.
In Absprache mit der Geschäftsleitung und den Abteilungen Marketing und Verkauf erstellen Sie nun die Gästeliste. Beachten Sie bitte dabei, dass der Charakter der Feierlichkeiten maßgeblich durch die von Ihnen eingeladenen Gäste bestimmt wird.

Mit dem Firmenjubiläum feiern Sie das erfolgreiche Bestehen Ihres Unternehmens. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen für eine betriebliche Feier die nachfolgenden Personengruppen einzuladen:

  • aktive Mitarbeiter (evtl. mit Partner)
  • ehemalige Mitarbeiter
  • Auszubildende
  • Leiharbeitnehmer
  • Praktikanten, Referendare

Hat sich die Geschäftsleitung für eine offizielle Jubiläumsfeier in einem größeren Rahmen entschieden, sollten Sie auch die nachfolgenden Personen auf die Gästeliste setzen:

  • Lokale Persönlichkeiten (Bürgermeister, Landrat)
  • Pressevertreter
  • IHK, Handelskammer, etc.
  • Geschäftspartner und Lieferanten
  • Kunden

Die Einladungen

Ihre Jubiläumsfeier steht und fällt mit den Gästen. Aus diesem Grund sollte auch die persönliche Einladung eine entsprechende Qualität aufweisen. Auch wenn der Versand einer personifizierten Rundmail die schnellere und günstigere Variante darstellt, sollten Sie Ihren Gästen mit einer postalischen Einladung entsprechende Wertschätzung demonstrieren.

Nutzen Sie zum Versand der Einladungskarten die von Ihnen erstellte Gästeliste aus Punkt 5.
Ihre schriftliche Einladung vermittelt den Gästen Verbindlichkeit und sollte alle wichtigen Informationen erhalten:

  • Name des Empfängers
  • Anlass der Einladung
  • Ort, Datum und Zeit der Veranstaltung
  • Wegbeschreibung
  • Dresscode, z. B. festlich, elegant, casual
  • Angabe zu Begleitpersonen
  • Hinweis auf Foto- und Videoaufnahmen während der Veranstaltung
  • Bitte um Rückmeldung mit Frist, eine Telefonnummer oder Mailadresse für die Rückmeldung

Nehmen Sie sich also die Zeit und entwerfen eine schriftliche Einladung. Natürlich können Sie hier auch Ihren Grafiker mit dem Entwurf und Druck beauftragen. Mit einer schriftlichen Einladung gehen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen beim Empfänger ankommen. Daneben signalisieren Sie, dass Ihre Gäste Ihnen wichtig sind.

Firmenjubiläum planen – das Programm

Ein Firmenjubiläum sollte an erster Stelle natürlich unterhaltsam, informativ und kurzweilig sein. Diese Punkte sollten Sie bei der Programmplanung unbedingt berücksichtigen.
Vielleicht stellen Sie das Programm Ihrer Jubiläumsfeier auch unter ein Motto. Hier könnten Sie sich z. B auf die Historie Ihres Unternehmens beziehen. Ein saisonales Event oder ein musikalisches Thema besetzen.

Die besten Ideen um Ihre Gäste nachhaltig zu begeistern finden Sie gemeinsam mit Ihrem Organisationsteam. Bitte achten Sie aber darauf, dass das Motto und Programm auch zu Ihrem Unternehmen passen muss.

Während die Jubiläumsfeier einer Anwaltskanzlei eher einen „klassischen und gesetzten Charakter“ tragen sollte, kann es bei einem Autohaus oder einer Werbeagentur durchaus „lockerer“ zugehen.

Wichtige Programmpunkte die bei Ihrem Firmenjubiläum auf keinen Fall fehlen dürfen:

  • Empfang durch Geschäftsleitung
  • Eröffnungsrede der Geschäftsführung
  • Rückblick auf die letzten 5, 10 oder 50 Jahre der Firmengeschichte
  • Dank an alle Mitarbeiter und an der Vorbereitung und Durchführung des Firmenjubiläums beteiligte Personen
  • Dank an alle Geschäftspartner, Sponsoren und Kunden

Nach dem offiziellen Teil beginnt das Rahmenprogramm. Für eine lockere Stimmung und gute Laune der Gäste, ist das Programm neben der kulinarischen Versorgung der wichtigste Punkt. Ihr rundes Programmkonzept sollte aus diesem Grund auch nicht zu viele Programmpunkte enthalten. Geben Sie Ihren Gästen auch ausreichend Gelegenheit für Gespräche, Small Talk und neue Kontakte.

Die Moderation

Kaum eine Veranstaltung kommt ohne eine professionelle Moderation aus. Der Moderator oder die Moderatorin sind dabei das Herzstück ein jeden Veranstaltung. Der Moderator hat den direkten Kontakt zu Ihren Gästen und nimmt direkt das Feedback auf. Er behält stets den Überblick, führt kurzweilig durch die Veranstaltung, übermittelt Informationen und überbrückt auch die eine oder andere (spontane) Pause. Dabei ist es entscheidend, den richtigen Moderator oder die richtige Moderatorin für Ihr Firmenjubiläum zu besetzen. Denn nur wenn die Moderation individuell auf Ihre Veranstaltung ausgerichtet ist, sorgt dies für Begeisterung bei Ihren Gästen und hinterlässt einen nachhaltigen Eindruck.

Nicht jeder gute Organisator ist auch ein guter Moderator. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen für Ihre Firmenjubiläumsfeier den Einsatz eines professionellen Moderators oder einer Moderatorin empfehlen.

Die Musik

Wie bei jeder Veranstaltung sorgt die richtige Musikauswahl zum Firmenjubiläum für eine gute und lockere Stimmung. Je nach dem Motto und der Größe des Firmenjubiläums kommt es nun darauf an, die richtige Band oder Livemusik zu finden.

Hat man sich für ein festliches Essen entschieden, ist ein klassisches Duo, ein Saxophonist, ein Jazz-Quartett oder eine akustische Band eine gute Entscheidung. Mit dieser musikalischen Umrahmung verleihen Sie dem Unternehmensjubiläum das gewisse Etwas und eine entsprechende Wertigkeit.

Bei einer größeren Jubiläumsfeier wäre eine Live-Band die richtige Wahl. Oder Sie entscheiden sich für ein Konzert als Haupt-Programmpunkt. Hier würden wir zu einem Orchester oder einer Big Band mit eventuellen Show Act raten.

Wenn Sie das Firmenjubiläum als Sommerfest planen, sollte eine Partyband oder ein DJ für eine ausgelassene Stimmung und ein tanzfreudiges Publikum sorgen.

Livemusik ist ohne Frage ein echtes Highlight und macht jedes Firmenjubiläum zu einem besonderen Event.

Die Technik

Spätestens bei dem Programmpunkt „Begrüßung“ stellt sich die Frage nach einem Mikrofon für den Moderator und einer entsprechenden Beschallung. Auch die auftretenden Musiker, Künstler bzw. die Band benötigt entsprechende Ton-Technik und Licht.

Für einen reibungslosen Ablauf empfehlen wir Ihnen die Anmietung der benötigten Tontechnik und Lichttechnik inklusive der Buchung eines Veranstaltungstechnikers durch eine erfahrene Firma für Veranstaltungstechnik. So sind Sie immer auf der sicheren Seite und viel entspannter.

Der Fotograf/Videograf

Bei Ihrem Jubiläum darf zumindest ein Fotograf natürlich nicht fehlen. Eventuell buchen Sie aber auch ein professionelles Kamerateam, welches von Ihrem Firmenjubiläum die schönsten und originellsten Momente in einen Videotrailer verpackt. So hat man später etwas zum Versenden und kann gemeinsam in Erinnerungen schwelgen. Natürlich sollte man hier auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) achten. (Siehe Punkt 6 Die Einladung)

Einen Mitarbeiter vom Unternehmen mit für die Fotoaufnahmen zu beauftragen, ist zwar kostengünstiger aber nicht sehr sinnvoll.
Auch die Aufstellung von Fotoboxen ist immer ein unterhaltsamer Selbstläufer. Sie bieten die Möglichkeit, viele lustige Momente festzuhalten, ohne dass aktiv darum bemühen muss.

Firmenjubiläum planen – die Auswahl der Location

Neben dem Programm sowie Essen und Trinken ist ein weiterer wichtiger Punkt die Wahl der Location für Ihr Firmenjubiläum. Mit der Wahl des Veranstaltungsortes setzen Sie einen starken Akzent für Ihre Veranstaltung. Die Location kann, je nach dem Motto, aber auch selbst Bestandteil des Programms sein. Hier ist der geplante Rahmen Ihrer Jubiläumsfeier stark entscheidend.

Firmenjubiläum perfekt organisieren mit Böttger Management

(c) Böttger Management

Bitte bedenken Sie, dass die Wahl einer externen Location ist auch ein wichtiger Punkt in Ihrer Budgetplanung ist.

Um die richtige Entscheidung treffen zu können, sollten Sie zunächst die folgenden Fragen beantworten:

  • Sind Sie bereit hier zusätzliche Kosten zu übernehmen?
  • Möchten Sie diese Kosten sparen und in den Räumlichkeiten Ihres Unternehmens zu feiern?
  • Haben Sie im Unternehmen ausreichende Kapazitäten für die anvisierte Anzahl an Gästen?
  • Soll Ihr Firmenjubiläum drinnen oder draußen stattfinden?

In den meisten Städten gibt es Clubs, Bars, Restaurants oder Event Locations, die für Firmenevents gemietet werden können. Viele Event Locations arbeiten auch mit hauseigenen Catering Firmen zusammen.

Die optimale Location erfüllt alle nachfolgenden Voraussetzungen:

  • die Location ist für alle Gäste gut erreichbar
  • hat ausreichende Platzkapazitäten, Garderoben und sanitäre Einrichtungen
  • besitzt ausreichend Parkmöglichkeiten
  • Anlieferwege und Fluchtwege sind vorhanden

Haben Sie Ihre Entscheidung getroffen, sollten Sie zeitnah klären, ob die gewählte Location zum gewünschten Zeitpunkt noch verfügbar ist. Fragen Sie in einem ersten Gespräch den Vermieter, welche Hausregeln und Auflagen entsprechend der Veranstaltungsverordnung und Brandschutzverordnung einzuhalten sind. Die Auflagen können je nach Bundesland verschieden sein.

Die Dekoration

Geben Sie Ihrem Firmenjubiläum einen stimmigen Rahmen und das gewisse Etwas.
Egal ob elegant, zünftig oder bodenständig – die Dekoration Ihrer Feierlichkeit richtet sich nach dem gewählten Charakter der Veranstaltung.
Grundsätzlich sollten Sie sich bei der Dekoration an Ihrer Corporate Identity, hier speziell den Unternehmensfarben, orientieren.

Vielleicht entscheiden Sie sich aber auch für die Beauftragung einer professionellen Dekorationsfirma. Diese entwickeln, nach der Corporate Identity und Ihren Wünschen individuelle und professionelle Dekorationskonzepte für Ihr Firmenjubiläum. Je nach Umfang und Budget reichen diese von der Tischdekoration bis zur festlichen Raumgestaltung ihrer Location inklusive aller floristischen Leistungen.

Nachfolgend haben wir Ihnen wieder die wichtigsten Punkte zum Thema Dekoration kurz zusammengefasst:

  • Tischdekoration, Servietten, Vasen, Kerzen, Leuchter
  • Tischdecken, Tischdeckenverleih
  • Floristik, Tischgestecke, große Gestecke zur Raumdekoration
  • Dekorationartikel
  • Hussen, Hussenverleih

Je nach dem gewählten Motto haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Dekorationselemente zu mieten statt zu kaufen.

Eine gute Idee sind Fotostellwände mit Bildern aus der Firmengeschichte. Bei kleineren Veranstaltungen können die Fotos auch als gedruckte Broschüre zum Einsatz kommen.

Essen und Trinken

Ob Ihr Firmenjubiläum ein unvergessliches Erlebnis wird, hängt natürlich auch vom guten Essen und den richtigen Getränke ab. Diese gehören zu einer gelungenen Feier einfach dazu. Sollte Ihr Unternehmen bereits einen guten Caterer im Haus haben, ist die weitere Auftragsvergabe für Sie an dieser Stelle bereits so gut wie gelöst. Sollte dies nicht der Fall sein, dann empfehlen sich Catering Firmen, die sich darauf spezialisiert haben, kulinarisch hochwertige Festessen zuzubereiten. Viele Catering-Anbieter sorgen außerdem für eine festliche Dekoration und je nach Bedarf auch für Personal.

Bei der Auswahl des Caterings entscheiden an erster Stelle wieder das Motto und die Größe der Veranstaltung.

Nachfolgende Formen eines Caterings sind denkbar:

  • Flying Buffet
  • Fingerfood
  • Themen Buffets
  • Mehrgängige Menüs

Wenn Sie sich für ein Sommerfest als Firmenjubiläumsfeier entschieden haben, empfehlen wir Ihnen den Einsatz von Food Trucks. Neben der auffallenden Optik sorgen die Fahrzeuge mit ihren originellen kulinarischen Angeboten aus der ganzen Welt für eine entspannte Atmosphäre.

Unsere Empfehlungen:

Für welche Art des Caterings Sie sich entscheiden: Denken Sie auch an die Vegetarier und die Essgewohnheiten ihrer internationalen Gäste.
Fragen Sie bei der Einholung der Cateringangebote auch nach einem Komplett-Angebot für Servicekräfte, Geschirr und Equipment. Viele Cateringunternehmen im Premiumbereich bieten diesen Full-Service für Ihre Kunden an. Vielleicht können Sie hier Ihre Getränke auch in Kommission bekommen?
Vielleicht möchten Sie Ihre Gäste auch mit Kaffeespezialitäten an der mobilen Kaffeebar oder leckeren Cocktails an der Cocktailbar verwöhnen?

Nachwort

Damit Ihr Firmenevent ein voller Erfolg wird, haben wir für Sie alle wichtigen Punkte in einem Leitfaden zusammengestellt. Wenn Sie diese entsprechend beachten, sollten dem erfolgreichen Firmenjubiläum nichts mehr im Wege stehen.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß der Umsetzung. Sollte es zu unerwarteten Problemen beim planen und organisieren des Firmenjubiläums kommen, bleiben Sie einfach entspannt.

0 Kommentare

Hinterlasse ein Kommentar

An der Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns deinen Kommentar!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.