Eine Weihnachtsfeier planen und organisieren zählt für viele Firmeninhaber oder Geschäftsführer eines Unternehmens nicht gerade zu den beliebtesten Herausforderungen. Wie in jedem Jahr werden wir seit Ende August in den Supermärkten durch Lebkuchenherzen, Dominosteine und Dresdner Christstollen auf die Weihnachtszeit eingestimmt.

Mittlerweile hat der Herbst Einzug gehalten. Spätetestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen, die jährliche Firmenweihnachtsfeier entspannt und professionell zu organisieren. Egal ob es sich bei der Weihnachtsfeier um eine größere Verstaltung oder eher eine kleine Firmenweihnachtsfeier handelt, wird man feststellen, dass die meisten Veranstaltungen, Dienstleister und Locations relativ schnell ausgebucht sind.

Weihnachtsfeier planen und organisieren – die richtige Idee zählt

Eine Weihnachstfeier planen und organisieren beginnt immer mit der Ideenfindung. Die richtige Idee für die Weihnachstfeier steht dabei immer am Anfang. Manchmal stellt sich dies als der schwierigste Punkt bei diesem Vorhaben dar. Als erstes sollte entschieden werden, ob man die Durchführung Firmenweihnachtsfeier in die Hände eines professionellen Dienstleisters legt. Es gibt mittlerweile einige Anbieter für Weihnachtsfeiern von Firmen oder Unternehmen. Wir haben im ersten Teil unseres Beitrages einige Ideen für Firmenweihnachtsfeiern professioneller Veranstalter für Sie zusammengestellt.

Im zweiten Teil möchten wir Ihnen Tipps und Idee geben. So können Sie entspannt und professionell Ihre Weihnachtsfeier planen und organisieren. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden – eine Weihnachstfeier darf auf keinen Fall langweilig sein. Der Spaß und die Freude der Mitarbeiter sollte im Vodergrund stehen.

Unsere Weihnachtsfeier Ideen für Sie

Falls Sie noch auf der Suche sind. Hier sind ein paar Tipps zur Planung und Organisation der nächsten Weihnachtsfeier.

Der mobile Weihnachtsmarkt

Holen Sie sich Ihren eigenen Weihnachtsmarkt mit weihnachtlich dekorierten Ständen in die Firma. Mit dem Glühwein in der Hand genießt die Belegschaft weihnachtliche Leckereien.  Als kulinarisches Highlight bietet der mobile Weihnachstmarkt neben Klassikern wie Schwein am Spieß, Würstchen, Zuckerwatte und kandierte Äpfel. Natürlich gibt es hier auf Wunsch Bastel-Stände für Weihnachtsdekoration und selbstgezogene Kerzen. Die Weihnachtsgeschenke an Ihre Mitarbeiter verteilt der Weihnachtsmann. Natürlich kann man den Weihnachtsmarkt auch noch mit ausgewählten Solokünstlern, Musikern oder einem DJ ergänzen.

Weihnachtsbaumschlagen – Tolle Überraschnung für Ihre Belegschaft

Schenken Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern doch einen Weihnachtsbaum. Bei dieser Weihnachtsfeier steht das aktive Erlebnis im Vordergrund. Statt wie jedes Jahr Ihre Mitarbeiter mit der obligatorischen Flasche Wein oder einem Kalender zu beschenken, dürfen sie sich ihren eigenen Weihnachtsbaum aussuchen. Der Weihnachtsbaum kann dabei selbst oder mit fachmännischer Hilfe geschlagen werden. Mit Weihnachtsmusik, Glühwein und Spezialitäten vom Holzkohlegrill plaudert man entspannt am Lagerfeuer. Die Freude am selbsgeschlagenen Weihnachtsbaum – einfach unbezahlbar.

Dinnershow und Varietè

In der Weihnachtszeit werden in vielen Städten Deutschlands Dinnershows für Weihnachtsfeiern angeboten. Diese Dinnershows erfreuen sich sehr großer Beliebheit. Sie eignen sich daher sehr gut als Firmenweihnachtsfeier. Bei Dinnershows gibt es meist mehrere Mottos. Die Palette reicht von Akrobatik, über Comedy bis hin zu Kleinkunst, Krimi Dinner und Magie. Für die Gäste der Weihnachtsfeiern werden mehrgängige Menüs serviert. Zwischen den Gängen und während des Essens erlebt das Publikum gleichzeitig ein vielseitiges Show- und Entertainmentprogramm. Eine Dinnershow mit Menü, Show und Unterhaltung ist somit ideal als Weihnachtsfeier geeignet. Auch der Besuch einer Varité-Show mit einem mehrgängigen Menü gilt als exklusive Firmenweihnachtsfeier. Die Weihnachtsfeier planen und buchen beginnt mit der Bestellung der Karten und endet mit dem Versenden der Einladungen.

Weihnachtliche Hüttenparty

Eine weihnachtlich dekorierte Hütte mit entsprechender Party ist eine weitere Variante für eine außergewöhnliche Firmenweihnachtsfeier. Dabei muss diese Hüttenparty nicht unbedingt in den Bergen stattfinden. In vielen Städten finden Sie auch Veranstaltungslocations mit winterlichen Hüttencharakter. Ihr Innenbereich gleicht einer urigen Holzhütte. Ein prasselndes Feuer im Kamin, flauschige Felle, Kissen und Lounge Ecken schaffen eine wohlig-warme Atmosphäre. Die entsprechende Musik und Teamspiele fördern den Hüttengaudi. Eine Weihnachtsfeier, die für eine ausgelassene Stimmung bei allen Beteiligten sorgt.

Die Weihnachtsfeier planen und organisieren

Eine Weihnachtsfeier ist immer eine Danksagung an die Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Sie schafft eine positive Identifikation mit dem Unternehmen, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Motivation.

Eine Firmenweihnachtsfeier zu planen und zu organisieren ist keine so schwere Herausforderung. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie  Sie diese Aufgabe erfolgreich meistern.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt um mit den Planungen zu beginnen. Nachfolgend haben wir für Sie einmal die wichtigsten Punkte aufgelistet.

Die Kosten für die Firmenweihnachtsfeier in Ihrem Unternehmen

Am Anfang Ihrer Planungen steht wie bei allen Projekten immer das Budget. Hier sollten Sie als erstes die Höhe der Kosten der Firmenweihnachtsfeier festlegen. Dabei empfehlen wir Ihnen die nachfolgenden Kostenfaktoren zu berücksichtigen:

• Speisen und Getränke
• Honorare für Solokünstler, Musiker, Band oder DJ (Honorare, Künstelsozialkasse und GEMA)
• Mietkosten für benötigte Technik (Mikrofonanlage, Beschallungsanlage & Licht)
• Raummiete/Saalmiete
• Dekorationskosten
• Kosten für An- und Abreise zum Veranstaltungsort (Shuttle, Busunternehmen, Taxi, etc.)
• Kosten für Geschenke und Präsente

Generell sollten Sie die Kosten lieber ein wenig großzügiger kalkulieren. So haben Sie immer noch ein paar Reserven für unvorhergesehene Kosten.

Ihre Firmenweihnachtsfeier ist unter bestimmten Aspekten für Ihre Mitarbeiter steuerfrei. Wir haben einmal nachgefragt und folgende Antwort erhalten:

Weihnachtsfeiern finden regelmäßig im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers statt und können damit unter bestimmten Voraussetzungen lohnsteuerfrei sein. Voraussetzung hierfür ist, dass die Aufwendungen pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR betragen. Wird diese Höchstgrenze überschritten, muss der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag als Arbeitslohn erfassen. Die Lohnsteuer kann individuell ermittelt werden.

Weiterhin ist erforderlich, dass

• alle Betriebsangehörigen einschließlich der Mini-Jobber eingeladen sind.
• mit dieser Veranstaltung der Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und somit das Betriebsklima gefördert werden soll.
• nicht mehr als 2 Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden.

Quelle: Haug & Höfer Rechtsanwälte & Steuerberater

Haug & Höfer Rechtsanwälte & Steuerberater

Gästeliste für die Weihnachtsfeier erstellen

Wer soll zur Firmenweihnachsfeier eingeladen werden? Hier ermitteln Sie die gesamte Anzahl Ihrer Gäste. Die Gästeanzahl ist nicht nur für die Kosten pro Kopf notwendig. Auch für die Raumgröße und die Bestuhlung des Raumes ist sie wichtig.

Wen wollen Sie einladen? Sie können bei Ihrer Firmenweihnachtsfeier mit den beschäftigten Mitarbeitern feiern. Eine schöne Geste ist es aber, auch die ehemaligen Mitarbeiter einzuladen. Sie müssen ebenfalls entscheiden, ob Ihre Mitarbeiter mit Begleitperson eingeladen werden sollen. Die Frage, wer eingeladen wird, hängt ganz entscheidend von Ihrem Budget ab.

Natürlich können Sie auch Geschäftspartner und Kunden einladen. Sie sollten aber bedenken, dass dies den „familiären“ Charakter Ihrer Weihnachtsfeier in eine formelle Veranstaltung ändern könnte.

Steht die Gästeliste fest, sollten Sie sich über Form der Einladung zur Weihnachtsfeier Gedanken machen. Sollen klassische Einladungen gedruckt und versendet werden? Oder werden alle Gäste in „papierloser Form“ per E-Mail eingeladen. Welche Variante Sie wählen, wichtig ist, dass Ihre Gäste rechtzeitig informiert werden. Als Faustregel sollte man mindestens einen Monat im Voraus die Gäste zur Firmenweihnachtsfeier einladen.

Ort und Zeitpunkt der Weihnachtsfeier planen und organisieren

Um die geeignete Location für die Firmenweihnachtsfeier zu finden, sollten Sie als nächstes einen Termin festlegen. Grundsätzlich sollte Ihre Weihnachtsfeier nicht an einem Feiertag oder am Wochenende stattfinden. Der nächste Tag sollte idealerweise arbeitsfrei sein. Ist dies nicht realisierbar sollte ein späterer Arbeitsbeginn eingeplant werden. Viele Unternehmen planen ihre Firmenweihnachtsfeier auf einen Donnerstag, Freitag oder Samstag. Aus diesem Grund sind beliebte Locations an diesen Tagen meist schon frühzeitig von Mitte November bis Anfang Januar ausgebucht.

Eine Möglichkeit dieses Problem zu umgehen, ist die Verlagerung Ihrer Weihnachtsfeier in die Räume des eigenen Unternehmens oder eine „Kick off“ Veranstaltung im Januar.

Das Essen & Trinken

Eine der wichtigsten Programmpunkte einer jeden Veranstaltung ist das Essen. Auch eine Firmenweihnachtsfeier bildet keine Ausnahme. Aus diesem Grund sollten Sie das Essen bei Ihrer persönlichen Planung einen entsprechenden Stellenwert einräumen. Dies bedeutet nicht, dass diese Position in Ihrer Kalkulation zur Kostenfalle werden soll und muss.

In den meisten Fällen haben Sie die Möglichkeit zwischen weihnachtlichen mehrgängigen Menüs oder einem Buffet zu wählen. Dies gilt sowohl für den Besuch einer Dinnershow, als auch für das von Ihnen beauftragte Cateringunternehmen. Bitte bedenken Sie bei Ihren Absprachen die unterschiedlichen Ernährungsgewohnheiten und Unverträglichkeiten Ihrer Mitarbeiter. Dabei sollte z. B. auch eine „vegetarische Komponente“ nicht fehlen.

Zur Planung des Weihnachtsessen gehören natürlich die Getränke. Neben dem Aperitif, Wein und Bier sollten Sie an ausreichend nicht alkoholische Getränke denken. Viele Caterer bieten Getränkepauschalen oder Getränke in Kommission an. Fragen Sie einfach danach.

Das Rahmenprogramm der Weihnachtsfeier planen und organisieren

Das Herzstück Ihrer Weihnachtsfeier ist das kulturelle Rahmenprogramm. Das Programm sollte kreativ und anspruchsvoll sein. Aufgrund des unterschiedlichen Alters Ihrer Mitarbeiter und Auszubildenden kann die Planung durchaus eine Herausforderung sein. Wir empfehlen Ihnen, die Planung des Unterhaltungsprogramms gemeinsam im Team zu besprechen. Auf diese Weise sammeln Sie viele Ideen und beziehen Ihre Mitarbeiter mit ein.

Sehr beliebt sind übrigens immer Teamaktivitäten. So können Sie im Team das mehrgängige Weihnachtsmenü in einem Kochstudio unter fachmännischer Anleitung eines Küchenchefs selber kochen. Oder Sie entscheiden sich für gemeinsames Plätzchenbacken. Alle diese Aktivitäten sorgen für gute Stimmung und ein starkes Gemeinschaftsgefühl.

Das Weihnachtsessen lässt sich gut mit Unterhaltung kombinieren. Ein Beispiel hierfür ist das sogenannte „Krimi-Dinner“. Besonders kurze Showeinlagen kommen beim Publikum immer gut an. Ein besonderer Programmpunkt könnte der Auftritt eines Pianisten, Magiers, Mentalisten, Comedian oder Showkellner sein. Ihre Gäste werden begeistert sein.

„Ohne Musik wäre das Leben ein Irrtum“

Friedrich Wilhelm Nietzsche

Eine hervorragende Stimmung erzielen Sie ebenfalls mit Live Musik. Vielleicht lassen Sie den Aperitif oder Glühweinempfang von einem Saxophonisten oder einem Jazz Trio musikalisch umrahmen. Auch die Buchung einer Party Band oder eines DJ`s mit einer Sängerin und Musikern wäre denkbar.

Dekoration und Geschenke bei der Betriebs-Weihnachtsfeier

Mit dem Punkt Dekoration und Geschenke sind wir am Ende unseres kleinen Ratgebers „Weihnachtsfeiern planen und organisieren“ angekommen. Wir haben die weihnachtliche Dekoration nicht an erste oder zweite Stelle gesetzt. Aber sie ist doch ein entscheidender Faktor und ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Firmenweihnachtsfeier. Sie trägt maßgeblich mit zum Erfolg bei und schafft die weihnachtliche Stimmung. Bei einer Weihnachtsfeier in einem Restaurant oder in einer Eventlocation ist die Dekoration bereits vorhanden. Diesen Punkt hat bereits Ihr Veranstalter oder Vertragspartner übernommen. Bei einer Weihnachtsfeier in Ihrem Unternehmen sollten Sie ein entsprechendes Konzept für Dekoration erstellen. Dieses Konzept umfasst im Idealfall die Einladung zur Firmenweihnachtsfeier, die Raumgestaltung sowie die Tischdekoration. Arbeiten Sie am besten im Teamwork. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter und Auszubildende mit ein. Dies erlaubt Ihnen eine Verteilung der Aufgaben und schafft gleichzeitig ein wenig Entlastung bei Organisation und Planung der betrieblichen Weihnachtsfeier.

Zu einer Weihnachtsfeier gehören natürlich Geschenke oder kleine Präsente. Wir hatten die Kosten hierfür mit in unsere Aufstellung der Kosten für die Firmenweihnachtsfeier aufgenommen. Die Bescherung durch den Weihnachtsmann erfolgt in diesem Fall über einen gebuchten Weihnachtsmann. Eine kostengünstigere Alternative wäre das „Wichteln“. Die Geschenke werden von den Mitarbeitern organisiert und per Los verschenkt.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung . Sie werden sehen, dass Weihnachtsfeiern planen und organisieren gar nicht so schwierig ist.