Weihnachtsfeier planen – Firmenweihnachtsfeier organisieren

Auch wenn wir jedes Jahr Ende August bereits durch Supermärkte und Discounter mit Lebkuchenherzen, Dominosteinen und Dresdner Christstollen auf die kommende Weihnachtszeit eingestimmt werden, kommt für viele Firmeninhaber oder Geschäftsführer der Gedanke, für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die betriebliche Weihnachtsfeier planen zu müssen, meistens relativ spät. In unserem Ratgeber zeigen wir Ihnen, welche Dinge Sie beachten müssen, wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Firmenweihnachtsfeier organisieren.
Aktualisiert 26.10.2023

Wann sollte man eine Weihnachtsfeier planen?

Spätestens, wenn der Herbst Einzug gehalten hat, ist der richtige Zeitpunkt gekommen. Nun können Sie beginnen, entspannt und professionell die jährliche Firmenweihnachtsfeier zu planen. Dabei ist es egal, ob es sich bei Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier um eine größere Firmenveranstaltung oder eher eine kleine Betriebsweihnachtsfeier handelt.

Gemeinsam im Team die perfekte Firmenweihnachtsfeier zu organisieren macht Spaß und fördert den Zusammenhalt der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Unternehmen.

Weihnachtsfeier planen – Ideen für Firmenweihnachtsfeier gesucht

Wer für eine Firma eine Mitarbeiter Weihnachtsfeier organisieren und planen möchte, steht am Anfang seiner Planungen immer zuerst vor der Ideenfindung. Dabei ist es meist auf Anhieb gar nicht so einfach, die richtigen Ideen für eine Weihnachstfeier zu finden. Manchmal stellt es sich als der schwierigste Punkt bei diesem Vorhaben dar.

Die jährliche betriebliche Weihnachtsfeier ist für viele Mitarbeiter in Unternehmen Höhepunkt und Abschluss vom Geschäftsjahr. Aus diesem Grund sollten Sie als Erstes entscheiden, ob Sie mit der Organisation und Planung der Firmenweihnachtsfeier einen professionellen Eventmanager beauftragen. Diese haben gute Ideen, besitzen die nötigen Erfahrungen aus zahlreichen Firmenevents, kennen Caterer und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Vorstellungen. Zusätzlich stehen Sie Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, während Sie die Firmenweihnachtsfeier selber planen.

Natürlich können Sie auch komplett Ihre Weihnachtsfeier planen lassen. Es gibt mittlerweile einige Anbieter für Weihnachtsfeiern von Firmen oder Unternehmen. Wir haben im ersten Teil unseres Beitrages einige Ideen für Firmenweihnachtsfeiern professioneller Veranstalter für Sie zusammengestellt.

Im zweiten Teil möchten wir Ihnen Tipps und Idee geben. So können Sie entspannt und professionell Ihre Firmenweihnachtsfeier planen und organisieren. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden – eine Weihnachtsfeier darf auf keinen Fall langweilig sein. Der Spaß und die Freude der Mitarbeiter sollten im Vodergrund stehen.

Unsere Firmenweihnachtsfeier Ideen für Sie

Falls Sie noch auf der Suche sind. Hier sind ein paar Weihnachstfeier Ideen für Firmen sowie Tipps zur Planung und Organisation der nächsten Firmenweihnachtsfeier.

Mobilen Weihnachtsmarkt für Firmenevent buchen

Warum nicht einfach einen mobilen Firmenweihnachtsmarkt mit weihnachtlich dekorierten Ständen in die Firma holen? Mit einem Glühwein in der Hand genießt die Belegschaft weihnachtliche Leckereien. Als kulinarisches Highlight bietet der mobile Weihnachtsmarkt an seinen Buden neben Klassikern wie Schwein am Spieß, Würstchen, Zuckerwatte und kandierte Äpfel auch vegetarische oder vegane Leckereien an. Natürlich können Sie auf Wunsch auch Bastel-Stände für Weihnachtsdekoration und selbstgezogene Kerzen beim mobilen Weihnachtsmarkt buchen. Als weiteres Highlight verteilt der gemietete Weihnachtsmann Weihnachtsgeschenke für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Wenn Sie einen mobilen Weihnachtsmarkt mieten, können Sie diesen auch noch mit ausgewählten Solokünstlern, Musikern oder einem DJ ergänzen.

Weihnachtsbaumschlagen – tolle Überraschung für Ihre Belegschaft

Schenken Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern doch einen Weihnachtsbaum. Bei dieser Weihnachtsfeier steht das aktive Erlebnis im Vordergrund. Statt wie jedes Jahr Ihre Mitarbeiter mit der obligatorischen Flasche Wein oder einem Kalender zu beschenken, dürfen sie sich ihren eigenen Weihnachtsbaum aussuchen. Der Weihnachtsbaum kann dabei selbst oder mit fachmännischer Hilfe geschlagen werden. Mit Weihnachtsmusik, Glühwein und Spezialitäten vom Holzkohlegrill plaudert man entspannt am Lagerfeuer. Die Freude am selbst geschlagenen Weihnachtsbaum – einfach unbezahlbar.

Weihnachtliche Dinnershow und Varietè

In der Weihnachtszeit werden in vielen Städten Deutschlands Dinnershows für Weihnachtsfeiern angeboten. Diese Dinnershows erfreuen sich einer großen Beliebheit. Sie eignen sich daher sehr gut als Firmenweihnachtsfeier. Bei Dinnershows gibt es meist mehrere Mottos. Die Palette reicht von Akrobatik, über Comedy bis hin zu Kleinkunst, Krimi Dinner und Magie.

Für die Gäste der Weihnachtsfeiern werden mehrgängige Menüs serviert. Zwischen den einzelnen Gängen und während des Essens erlebt das Publikum gleichzeitig ein vielseitiges Top Show Entertainment Programm. Eine Dinnershow mit Menü, Show und Unterhaltung ist somit ideal als Firmenweihnachtsfeier geeignet. Auch der Besuch einer Varieté-Show mit einem mehrgängigen Menü gilt als exklusive Firmenweihnachtsfeier.

Wenn Sie sich für diese Art von Weihnachtsfeier entscheiden, ist der Aufwand relativ gering. Sie müssen nur rechtzeitig die benötigte Anzahl Karten bestellen und an Ihre Gäste die Einladungen für die Firmenweihnachtsfeier versenden.

Weihnachtliche Hüttenparty als Weihnachtsfeier planen

Eine weihnachtlich dekorierte Hütte mit entsprechender Party ist eine weitere Variante für eine außergewöhnliche Firmenweihnachtsfeier. Dabei muss diese Hüttenparty nicht unbedingt in den Bergen stattfinden. In vielen Städten finden Sie auch Veranstaltungslocations mit winterlichen Hüttencharakter. Ihr Innenbereich gleicht einer urigen Holzhütte. Ein prasselndes Feuer im Kamin, flauschige Felle, Kissen und Lounge Ecken schaffen eine wohlig-warme Atmosphäre. Entsprechende Weihnachtsmusik und Teamspiele fördern das Hüttengaudi. Eine Firmenweihnachtsfeier, die für eine ausgelassene Stimmung bei allen Beteiligten sorgt.

Warum eine Firmenweihnachtsfeier organisieren?

Eine Firmenweihnachtsfeier ist immer eine Danksagung an die Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Sie schafft eine positive Identifikation mit dem Unternehmen, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Motivation.
Wenn Sie eine Firmenweihnachtsfeier selber planen möchten, so ist dies keine so schwere Herausforderung. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie  Sie diese Aufgabe erfolgreich meistern.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt um mit den Planungen zu beginnen. Nachfolgend haben wir für Sie einmal die wichtigsten Punkte aufgelistet.

Was kostet eine Firmenweihnachtsfeier?

Am Anfang Ihrer Planungen steht wie bei allen Projekten immer das Budget. Hier sollten Sie als erstes Ihr Budget festlegen. Dabei empfehlen wir Ihnen die nachfolgenden Kostenfaktoren zu berücksichtigen:

• Speisen und Getränke
• Honorare für Solokünstler, Musiker, Band oder DJ (Honorare, Künstlersozialkasse, GEMA)
• Mietkosten für benötigte Technik (Mikrofonanlage, Beschallungsanlage & Licht)
• Raummiete/Saalmiete
• Dekorationskosten
• Kosten für An- und Abreise zum Veranstaltungsort (Shuttle, Busunternehmen, Taxi, etc.)
• Kosten für Geschenke & Präsente

Generell sollten Sie die Kosten lieber ein wenig großzügiger kalkulieren. So haben Sie immer noch ein paar Reserven für unvorhergesehene Kosten.

Was darf eine Weihnachtsfeier pro Mitarbeiter kosten?

Ihre Firmenweihnachtsfeier ist unter bestimmten Aspekten für Ihre Mitarbeiter steuerfrei. Wir haben einmal in einer Steuerberaterkanzlei in Leipzig nachgefragt, was pro Mitarbeiter eine Weihnachtsfeier kosten darf. Folgende Antwort haben wir vom Steuerberater erhalten:

Weihnachtsfeiern finden regelmäßig im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers statt und können damit unter bestimmten Voraussetzungen lohnsteuerfrei sein. Voraussetzung hierfür ist, dass die Aufwendungen pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR betragen. Wird diese Höchstgrenze überschritten, muss der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag als Arbeitslohn erfassen. Die Lohnsteuer kann individuell ermittelt werden.

Weiterhin ist erforderlich, dass

• alle Betriebsangehörigen einschließlich der Mini-Jobber eingeladen sind.
• mit dieser Veranstaltung der Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und somit das Betriebsklima gefördert werden soll.
• nicht mehr als 2 Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden.

Quelle: Haug & Höfer Rechtsanwälte & Steuerberater GmbH

Gästeliste für die Firmenweihnachtsfeier Einladung erstellen

Wer soll zur Firmenweihnachsfeier eingeladen werden? Hier ermitteln Sie die gesamte Anzahl Ihrer Gäste. Die Gästeanzahl ist nicht nur für die Kosten pro Kopf notwendig. Auch für die Raumgröße und die Bestuhlung des Raumes ist sie wichtig.

Wen wollen Sie einladen? Sie können bei Ihrer Firmenweihnachtsfeier mit den beschäftigten Mitarbeitern feiern. Eine schöne Geste ist es aber, auch die ehemaligen Mitarbeiter einzuladen. Sie müssen ebenfalls entscheiden, ob Ihre Mitarbeiter mit Begleitperson eingeladen werden sollen. Die Frage, wer eingeladen wird, hängt ganz entscheidend von Ihrem Budget ab.

Natürlich können Sie auch Geschäftspartner und Kunden einladen. Sie sollten aber bedenken, dass dies den „familiären“ Charakter Ihrer Firmenweihnachtsfeier in eine formelle Veranstaltung ändern könnte.

Steht die Gästeliste fest, sollten Sie sich über die Form der Firmenweihnachtsfeier Einladung Gedanken machen. Sollen klassische Einladungen gedruckt und versendet werden? Oder werden alle Gäste in „papierloser Form“ per E-Mail eingeladen. Welche Variante Sie wählen, wichtig ist, dass Ihre Gäste rechtzeitig informiert werden. Als Faustregel sollte man die Gäste mindestens einen Monat im Voraus zur Firmenweihnachtsfeier einladen

Zeitpunkt Firmenweihnachtsfeier & Location festlegen

Um die geeignete Location für die Firmenweihnachtsfeier zu finden, sollten Sie als nächstes einen Termin festlegen. Grundsätzlich sollte Ihre Weihnachtsfeier nicht an einem Feiertag oder am Wochenende stattfinden. Der nächste Tag sollte idealerweise arbeitsfrei sein. Ist dies nicht realisierbar, sollte ein späterer Arbeitsbeginn eingeplant werden. Viele Unternehmen planen ihre Firmenweihnachtsfeier auf einen Donnerstag, Freitag oder Samstag. Aus diesem Grund sind beliebte Locations an diesen Tagen meist schon frühzeitig von Mitte November bis Anfang Januar ausgebucht.

Eine Möglichkeit dieses Problem zu umgehen, ist die Verlagerung Ihrer Weihnachtsfeier in die Räume des eigenen Unternehmens oder eine „Kick off“ Veranstaltung im Januar.

Tipp: Für eine erfolgreiche Weihnachtsfeier schöne und ausgefallene Eventlocations rechtzeitig buchen.

Weihnachstessen & Trinken

Eine der wichtigsten Programmpunkte einer jeden Veranstaltung ist das Essen. Auch eine Firmenweihnachtsfeier bildet keine Ausnahme. Aus diesem Grund sollten Sie dem Weihnachtsessen bei Ihrer persönlichen Planung einen entsprechenden Stellenwert einräumen. Dies bedeutet nicht, dass diese Position in Ihrer Kalkulation zur Kostenfalle werden soll und muss.

In den meisten Fällen haben Sie die Möglichkeit zwischen mehrgängigen Weihnachtsmenüs oder Weihnachtsbuffets zu wählen. Dies gilt sowohl für den Besuch einer Dinnershow, als auch für das von Ihnen beauftragte Cateringunternehmen. Bitte bedenken Sie bei Ihren Absprachen zum Weihnachtsmenü oder Weihnachtsbuffet die unterschiedlichen Ernährungsgewohnheiten und Unverträglichkeiten Ihrer Mitarbeiter. Dabei sollte z. B. auch eine „vegetarische Komponente“ nicht fehlen.

Auf Ihre betriebliche „Weihnachtsfeier planen Checkliste“ gehören natürlich die Getränke zum Weihnachtsessen. Neben einem Aperitif, Wein und Bier, sollten Sie auch ausreichend nicht alkoholische Getränke vorhalten. Viele Caterer bieten eine Getränkepauschale oder Getränke in Kommission an. Fragen Sie einfach danach.

Weihnachtsprogramm festlegen

Das Herzstück jedes Firmenevents ist das Rahmenprogramm. Aus diesem Grund sollte Ihr Rahmenprogramm kreativ, anspruchsvoll und auf keinen Fall langweilig sein. Aufgrund des unterschiedlichen Alters Ihrer Mitarbeiter und Auszubildenden kann die Planung durchaus eine Herausforderung sein. Wir empfehlen Ihnen, die Planung des Unterhaltungsprogramms gemeinsam im Team zu besprechen. Auf diese Weise sammeln Sie viele Ideen und beziehen Ihre Mitarbeiter mit ein.

Teamaktivitäten sind bei den meisten Mitarbeitern sehr beliebt. So können Sie im Team das mehrgängige Weihnachtsmenü in einem Kochstudio unter fachmännischer Anleitung eines Küchenchefs selber kochen. Oder Sie entscheiden sich für gemeinsames Plätzchenbacken. Alle diese Aktivitäten sorgen für gute Stimmung und ein starkes Gemeinschaftsgefühl.

Welche Unterhaltung für Weihnachtsfeier buchen?

Professionelle Künstler und ein außergewöhnlicher Show act sind die Highlights jeder Weihnachtsfeier.

Das Weihnachtsessen lässt sich gut mit Unterhaltung kombinieren. Ein Beispiel hierfür ist das sogenannte „Krimi-Dinner“. Besonders kurze Showeinlagen kommen beim Publikum immer gut an. Ein besonderer Programmpunkt könnte der Auftritt einer Geigenspielerin, eines Pianisten, Zauberers, Musikkabarettisten, Comedians oder Showkellners sein. Ihre Gäste werden begeistert sein.

„Ohne Musik wäre das Leben ein Irrtum“

Zitat: Friedrich Wilhelm Nietzsche

Eine hervorragende Weihnachtsstimmung erzielen Sie ebenfalls mit Live Musik. Vielleicht lassen Sie den Aperitif oder Glühweinempfang von einem Saxophonisten umrahmen und das Weihnachtsdinner mit bekannten Weihnachtsliedern sowie dezenten Christmas Jazz Songs einer Weihnachts Jazzband oder Damen Swing Band musikalisch begleiten. Auch die Buchung einer Gala Band, Partyband oder eines DJ`s mit einer Sängerin und Musikern wäre denkbar.

Geschenke und Dekoration für Firmenweihnachtsfeier organisieren

Mit dem Punkt Dekoration und Geschenke sind wir am Ende unseres kleinen Ratgebers „Weihnachtsfeier planen und organisieren“ angekommen. Wir haben die weihnachtliche Dekoration nicht an die erste oder zweite Stelle gesetzt, obwohl sie ist ein entscheidender Faktor und ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Firmenweihnachtsfeier ist. Sie trägt maßgeblich mit zum Erfolg bei und schafft die weihnachtliche Stimmung. Bei einer Firmenweihnachtsfeier in einem Restaurant oder in einer Eventlocation ist die Dekoration bereits vorhanden. Diesen Punkt hat bereits Ihr Veranstalter oder Vertragspartner übernommen.

Die Weihnachtsfeier Dekoration

Bei einer Weihnachtsfeier in Ihrem Unternehmen sollten Sie ein entsprechendes Konzept für Dekoration erstellen. Ihr Konzept sollte im Idealfall die Einladung zur Firmenweihnachtsfeier, die Raumgestaltung sowie die Tischdekoration beinhalten. Arbeiten Sie am besten im Teamwork. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter und Auszubildende mit ein. Dies erlaubt Ihnen eine Verteilung der Aufgaben und schafft gleichzeitig ein wenig Entlastung bei Organisation und Planung der betrieblichen Weihnachtsfeier.

Weihnachstgeschenke für Mitarbeiter oder Weihnachtswichten?

Zu einer Firmenweihnachtsfeier für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gehören natürlich Geschenke oder kleine Präsente. Wir hatten diese Ausgaben bereits in unsere Weihnachtsfeier Kosten aufgenommen. Die weihnachtliche Bescherung erfolgt in diesem Fall über einen gebuchten Weihnachtsmann. Eine kostengünstigere Weihnachtsgeschenke Alternative wäre ein „Weihnachtswichteln“. Die Weihnachstwichtel werden von den Mitarbeitern organisiert und per Los verschenkt.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung. Sie werden sehen, dass eine Firmenweihnachtsfeier zu planen und zu organisieren gar nicht so schwierig ist.